İLBAK HOLDİNG

Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensipleri

İLBAK HOLDİNG

KURUMSAL ETİK VE UYUM POLİTİKA DOKÜMANLARI

  • Amaç ve Taahhüt

İlbak Holding ve tüm iştirakleri, bağlı şirketleri ve ortakları (“Holding”) tüm faaliyetlerini dürüstlük, şeffaflık ve hesap verilebilirlik ilkeleri doğrultusunda yürütmeyi taahhüt eder. Bu Kurumsal Etik ve Uyum Prosedür Manuel ve Dokümanları kapsamında Holding, genelinde etik davranış standartların oluşturulması, uyum prosedürlerine uygun hareket edilmesi, rüşvet, yolsuzluk risklerinin önlenmesi, Türkiye Cumhuriyeti ve uluslararası mevzuata uyum sağlanması amaçlanmaktadır.

  • Hukuki Dayanak ve Uyum Çerçevesi​

Ulusal Mevzuat: İşbu Kurumsal Etik ve Uyum Prosedür, Manuel ve Dokümanları başta 4857 sayılı İş Kanunu, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu, 6698 sayılı KVKK ve 4054 sayılı Rekabetin Korunması Hakkında Kanun olmak üzere tüm yerel mevzuat hükümleri esas alınarak hazırlanmıştır.

Uluslararası Standartlar: Holding, ayrıca küresel ticaretin bir parçası olarak aşağıdaki düzenlemelerle uyumlu hareket edinmeyi prensip edinmiştir.

  • FCPA & UKBA: ABD ve Birleşik Krallık Yolsuzlukla Mücadele Kanunları.
  • OFSI: Office of Financial Sanctions Implementation ve NCAs, CFSP.
  • OFAC: ABD Hazine Bakanlığı Yabancı Varlıklar Kontrol Ofisi yaptırım rejimleri.
  • ISO 37001 & 37301: Yolsuzlukla Mücadele ve Uyum Yönetim Sistemleri standartları.

İLBAK HOLDİNG ETİK DAVRANIŞ KURALLARI VE UYGULAMA PRENSİPLERİ

  • ETİK DAVRANIŞ KURALLARI

 

  • AMAÇ VE KAPSAM
    • Amaç 

​İşbu Politika, İlbak Holding ve iştiraklerinin ("Holding") ticari faaliyetlerini; dürüstlük, şeffaflık ve hukuka uygunluk esasları çerçevesinde yürütmesini sağlamak, yolsuzluk risklerini minimize etmek ve küresel uyum standartlarını kurumsal kültürün ayrılmaz bir parçası haline getirmek amacıyla ihdas edilmiştir.

  • Kapsam

İşbu Etik Davranış Kuralları hükümleri; Holding’in tüm çalışanlarını, yönetim kurulu üyelerini, üst düzey yöneticilerini ve Holding adına hareket eden tüm üçüncü tarafları (tedarikçiler, alt yükleniciler, danışmanlar, acenteler ve iş ortakları) bağlayıcı niteliktedir.

  • KURUMSAL DEĞERLER VE LİDERLİK TAAHHÜDÜ

İlbak Holding, faaliyet gösterdiği her sektörde güvenilirliği ve saygınlığı en temel varlığı olarak kabul eder. Temel ahlaki ve insani değerler çerçevesinde görevlerini yerine getirmek ve tüm ilişkilerinde karşılıklı yarar sağlamak amacıyla hakkaniyetli, iyi niyetli ve anlayışlı davranmak Holding ana prensibimizdir. Yöneticilerimiz, bu kuralların sadece gözeteni değil, bizzat uygulayıcısı ve rol modelidir. "Açık Kapı" politikasıyla etik kaygıların korkusuzca dile getirileceği bir iklim oluşturmakla görevlendirilmişlerdir. Ayrıca İlbak Holding’in her çalışanı, bu politika, prosedür ve kuralları günlük kararlarında bir pusula olarak kabul etmeyi taahhüt etmişlerdir.

  • ÇALIŞMA İLKELERİ VE İNSAN HAKLARI

İlbak Holding, insan onuruna yakışır bir çalışma ortamını tüm iştirak, çalışan ve ortaklarına garanti eder.

  • Fırsat Eşitliği: İşe alım, terfi, eğitim, rotasyon ve ücretlendirme süreçlerinde sadece yetkinlik, performans ve liyakat esas alınır. İlbak Holding bünyesinde din, dil, ırk, cinsiyet, yaş veya fiziksel engel temelli hiçbir ayrımcılığa tolerans gösterilmez ve bu ayrımcılık yapılması yasaktır.
  • Taciz ve Mobbing Karşıtlığı: Çalışma ortamında psikolojik taciz, cinsel taciz veya her türlü zorbalık karşısında "Sıfır Tolerans" uygulanır. Diğer çalışanları rahatsız edecek ve/veya zarara uğratacak davranışlarda bulunmamak, iş ahengini bozmamak esastır.Güvenli ve huzurlu bir iş ortamı, her çalışanın temel hakkıdır.
  • Çocuk İşçi ve Zorla Çalıştırma: İlbak Holding, operasyonlarında ve tedarik zincirinde çocuk işçi çalıştırılmasına veya zorla çalıştırmaya karşı tavizsiz bir duruş sergiler. İlbak Holding ne kendi operasyonlarında ne de iş ortaklarının süreçlerinde çocuk işçi çalıştırılmasına veya zorla çalıştırmaya müsamaha göstermez.

 

  • DÜRÜSTLÜK VE PAYDAŞ İLİŞKİLERİ

Açıkça yetkilendirilmedikçe şirketi taahhüt altında bırakacak bir davranışta, beyanda ya da yazışmada bulunulamaz. Rekabet hukuku kurallarına tam uyum sağlanır; rakipler hakkında asılsız beyanda bulunulmaz ve haksız rekabet mevzuatına aykırı hareket edilmez. Diğer çalışanları rahatsız edecek ve/veya zarara uğratacak davranışlarda bulunmamak, iş ahengini bozmamak esastır.Tedarikçi, sponsor, iş ortaklığı dahil her türlü paydaş seçimlerinde objektif kriterler (fiyat, kalite, etik uyum) uygulanır. İş ortaklarımızın da İlbak Holding etik kurallarına tam uyum sağlaması beklenir. İlbak Holding, dahil olduğu tüm sektörlerdeki müşterilerine karşı dürüst, şeffaf ve profesyonel bir yaklaşım sergiler. Faaliyet gösterilen tüm sektörlerde (reklam, madencilik vb.) rekabet hukuku kurallarına tam uyum sağlanır. Rakipler hakkında etik dışı yollarla bilgi toplanmaz ve asılsız beyanlarda bulunulmaz ve haksız rekabet mevzuat ve kaidelerine aykırı hareket edilmez.

  • VARLIK VE BİLGİNİN KORUNMASI

Çalışanlar, şirketin tüm maddi ve gayri maddi varlıklarına şahsi malı gibi özen göstermek, bunları olası kayıp, zarar, yanlış kullanım, suistimal, hırsızlık ve sabotajlara karşı korumakla yükümlüdür.

  • Gizli Bilgi ve Ticari Sırlar: İlbak Holding’e ait maden sahası verileri, reklam stratejileri, müşteri listeleri ve finansal projeksiyonlar, izleme verileri, yayın verileri ve bunlarla sınırlı olmaksızın tüm paydaş, ortaklar, iştirakler ve bağlı şirketlere ilişkin finansal ve şirket verileri "İçeriden Öğrenilen Bilgi" (Insider Trading) kapsamında değerlendirilir ve üçüncü şahıslarla paylaşılamaz. İş gereği öğrenilen bilgiler, her ne amaçla olursa olsun yetkisiz kişi ve mercilerle paylaşılamaz.
  • İçeriden Bilgi Ticareti (Insider Trading): Şirkete ait her türlü gizli bilgiyi kullanarak veya üçüncü şahıslara vererek borsalardan doğrudan veya dolaylı hisse alım satımı yapmak (insider trading) yasal bir suçtur ve kesinlikle yasaktır.
  • Fikri Mülkiyet Hakları: Holding bünyesinde üretilen her türlü yazılım, rapor, içerik, yayın, görüntü, program ve kanal veri ve kampanya fikirleri İlbak Holding’in mülkiyetindedir. Diğer firmalara ait patent, marka ve telif haklarının -bilerek- yetkisiz kullanımından kaçınılır.
  • Bilişim Kaynaklarının Kullanımı: Bilgisayarlar, e-posta sistemleri ve internet erişimi sadece iş amaçlı kullanılmalıdır. Yasadışı veya etik dışı içeriklerin şirket sistemleri üzerinden iletilmesi yasaktır.
  • Bilgi Yönetimi ve Veri Gizliliği (KVKK): Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve GDPR çerçevesinde, tüm çalışan ve paydaş gerçek kişi verileri en yüksek güvenlik katmanlarında saklanmaktadır. Çalışanlar tarafından tüm yasal kayıtlar sağlıklı tutulmalı, sunulan raporlar gerçeğe uygun olmalıdır. Üçüncü kişilerden gelen gizli bilgi talepleri, üst yönetim onayı olmadan cevaplanamaz

 

  • ÇALIŞANLAR VE ÜÇÜNCÜ TARAF ARASI ETİK İLİŞKİLER

Çalışanlar, her ne amaçla olursa olsun kişi ve kuruluşlardan hiçbir şekilde haksız kazanç sağlamamayı, rüşvet almamayı ve vermemeyi taahhüt ederler. Çalışanlar, açıkça yetkilendirilmedikçe şirketi taahhüt altında bırakacak bir davranışta, beyanda ya da yazışmada bulunamazlar. Çalışanlar, şahsi çıkar ve/veya siyasi aktivite ve çıkar için mesai zamanını ve şirket kaynaklarını doğrudan ve dolaylı olarak kullanmamakla yükümlüdürler.

  • Profesyonel Mesafe ve Nesnellik: Çalışanlar, tedarikçi ve iş ortakları ile ilişkilerinde profesyonel mesafeye uygun hareket ederler. Karar alma süreçlerini etkileyebilecek kişisel yakınlıklardan kaçınırlar.
  • Adil Muamele: Tüm tedarikçi ve iş ortağı adaylarına fırsat eşitliği sağlanır. Seçim süreçleri liyakat, kalite, fiyat ve etik uyum kriterlerine göre objektif olarak yürütülür.
  • Paydaşlara Karşı Saygı: Çalışanlar, İlbak Holding adına iş yapan üçüncü taraf çalışanlarına (güvenlik, yemekhane, taşeron işçisi vb.) kendi mesai arkadaşlarına gösterdikleri saygı ve profesyonelliği göstermekle yükümlüdür.
  • Çalışanlar Arası Profesyonel İlişki: İlbak Holding çalışanları tüm iştirak şirketleri, bağlı kuruluşlarında çalışanlar birbirlerine saygı ve profesyonellik göstererek çalışmakla yükümlüdür.

 

  • İŞ ETİĞİ VE DAVRANIŞ KURALLARI

 

  • Bilgi Gizliliği: Paydaşlar, iş ilişkisi vesilesiyle öğrendikleri İlbak Holding’e ait ticari sırları, projeleri ve verileri (NDA kapsamında) süresiz olarak gizli tutmalıdır.
  • İtibarın Korunması: Paydaşlar, sosyal medya dahil hiçbir platformda İlbak Holding’in itibarını zedeleyecek, asılsız veya karalayıcı beyanlarda bulunamaz.
  • Çıkar Çatışması Yasağı: Tedarikçiler, iş ilişkisi potansiyeli olan üçüncü kişiler, İlbak  Holding çalışanlarına veya yakınlarına çıkar sağlayacak iş teklifleri, ortaklıklar uygunsuz indirimler, fırsatlar, hediyeler sunamaz.
  • Şirketin Bilgi ve Bilgi sistemlerini Korumak: Çalışanlar, tüm maddi ve gayri maddi varlıklarına şahsi malı gibi özen göstermek, bunları olası kayıp, zarar, yanlış kullanım, suistimal, hırsızlık ve sabotajlara karşı korumakla yükümlüdürler.
    • Fikri Mülkiyet Haklarının Korunması: Çalışanlar, yeni geliştirilen ürün, süreç, yazılım ve eserlerin fikri mülkiyet haklarını teminat altına alabilmek için yasal olarak işlemlerin zamanında başlatılması ve tamamlanmasını sağlamakla yükümlüdürler. Üçüncü şahıslara ait patenet, marka, telif hakları, ticari sırlar, bilgisayar programları, yazılımlar ve her türlü eser ya da diğer fikri ve sınai mülkiyet haklarının bilerek yetkisiz kullanımından kaçınmak ve ihlal etmemekle yükümlüdürler.  Herhangi bir telif ihlali ve/veya potansiyeli durumunda bu husus derhal Hukuk ve Uyum Departmanına bildirilir.
    • Bilgi Yönetimi: Çalışanlar, tüm yasal kayıtların sağlıklı tutulmasını sağlamakla yükümlüdürler. Üçüncü kişilerden gelen şirket için gizli kategorisine giren bilgi taleplerini üst yönetim onayı olmadan cevaplamazlar. Çalışanlar Holding’in açıkladığı beyan ve sunduğu raporların gerçeğe uygun olması için gerekli titizliği göstermekle yükümlüdür.
  • GÜVENLİK VE KRİZ YÖNETİMİ

Olası terör, doğal afet, art niyetli girişimler, siber saldırılar vb. kötü niyetli ve/veya mücbir sebep içeren müdahalelere karşı, bilgi sistemlerinin, fabrikaların ve işletim sistemlerinin korunması için ilgili personelce gerekli tedbirler alınır. Kriz anında minimum kayıpla işin sürekliliğini sağlayacak acil kriz planlaması ve yönetimi esastır. Siber güvenliğe yönelik tüm saldırılar, hacklenme vb. hususların tespiti akabinde derhal ilgili yöneticilere ve Hukuk ve Uyum Müdürlüğü’ne bilgi verilir. Çalışanlar, şirket varlıklarının çalınmasını veya zarar görmesini önlemek için her türlü tedbiri alır.

  • ÇIKAR ÇATIŞMASI VE ETİK İLİŞKİLER DAVRANIŞ KURALLARI
    • Çıkar Çatışması; çalışanların görevlerini tarafsız ifa etmelerini etkileyen; kendilerine, yakınlarına veya ilişkili olduğu kişilere sağlanan her türlü menfaati ifade eder. Bir çalışanın veya yöneticinin sahip olduğu kurumsal yetki ve sorumlulukları ile kendisinin, ailesinin veya yakın çevresinin şahsi, finansal, siyasi menfaatlerinin karşı karşıya gelmesi durumlarının tamamı çıkar çatılması sayılır.
    • Kendi veya Yakınlar Lehine İşlem Yapmama: Unvan ve yetki kullanılarak şahsi veya yakınlar lehine haksız menfaat sağlanamaz. Şahsi çıkar veya siyasi aktivite için mesai zamanı ve şirket kaynakları (doğrudan/dolaylı) kullanılamaz. 
    • Başka Bir Şirkette Hisse Sahibi Olmaları Durumu: Çalışanlar işe girişte başka bir şirkette hisse sahibi olmaları, şirket sahibi olmaları, yönetim kurulu ve/veya yönetiminde görev almaları durumunu İnsan Kaynakları Departmanına bildirmekle yükümlüdür. Bu durumun çalışırken gelişmesi durumunda öncesinde İnsan Kaynakları Departmanı bilgilendirilir ve onay alınır. Mevcut hisse ve yatırımlardaki değişiklikler bir üst amire derhal raporlanmalıdır. Tedarikçi veya müşteri konumundaki şirkette birinci derece karar verici olan kişi ile çalışanın akrabalık bağı varsa bu duruma ilişkin İnsan Kaynakları Departmanı ve Hukuk ve Uyum Departmanı’na bilgi verilir.
    • Bu durumlar, çalışanın İlbak Holding menfaatlerini gözetme konusundaki sadakat yükümlülüğü ile tarafsız karar verme yetisini zedeleyebilir veya dışarıdan bakıldığında zedelendiği izlenimi (perceived conflict) uyandırabilir. İlbak Holding prensiplerine göre, sadece fiili çatışmalar değil, çatışma ihtimali veya görünümü dahi şeffaf bir şekilde yönetilmeli ve derhal İnsan Kaynakları Departmanı ve Hukuk ve Uyum Departmanına bilgi verilmelidir.
    • Temsil, Davet ve Hediyeler

Genel katılıma açık etkinlikler dışındaki sportif faaliyetler, yemekler, etkinlikler, geziler ve karar almada etkileyici algılanabilecek davetlere katılım Hukuk ve Uyum Departmanı onayına tabidir.

Çalışanlar, ticari gelenek, örf ve adetlere uygun şekilde verilen logolu ya da hatıra / promosyon niteliğindeki düşük bütçeli malzemeler dışında, bir usulsüzlüğün varlığı izlenimi yaratan, bağımlılık ilişkisine neden olabilecek ya da öyle algılanabilecek herhangi bir hediyeyi kabul ve teklif etmemekle yükümlüdürler. Çalışanlar tarafından ve/veya çalışanlardan uygunsuz indirim veya menfaat talep edilemez. Bu yöndeki tekliler Hukuk ve Uyum Departmanı’na bildirilir.

  • İşten Ayrılanların Holding ile İş Yapması

Ayrılan bir çalışanın ayrıldıktan sonra bizzat şirket kurarak ve/veya bir şirkete ortak olarak İlbak Holding ve/veya grup şirketlerine satıcılık, yüklenicilik, danışmanlık, komisyonculuk, temsilcilik veya benzeri şekillerde iş yapması durumu olumsuz algılamalar oluşturabilecek dikkat edilmesi gereken çok önemli bir husustur.  Böyle bir sürecin öncesi ya da sonrasında Holding menfaatleri çerçevesinde hareket edilmesi, ahlaki ve etik kurallara riayet edilmesi, süreç öncesi ve sonrasında çıkar çatışmalarına izin verilmemesi gereklidir. Bu durumdaki bir tedarikçi için ilgili yöneticinin, tedarikçinin daha önce çalışmış olduğu grup şirketi ile temasa geçerek uygunsuz bir durum olmadığına dair rapor hazırlayarak bir üst amirini bilgilendirmesi gerekir. Uygunsuz bir durum söz konusu ise ilgili şahısla ticari ilişki kurulmamalıdır. Yönetim Kurulu Üyesi gerektiren istisnai haller dışında olumsuz algılamaları önlemek üzere bu tür ticari ilişkilere çalışanın İlbak Holding ve/veya grup şirketlerinden ayrılmasının üstünden 2 yıl geçmeden onay vermemek gereklidir.

  • İçerden Bilgi Ticareti (Insider Trading)

Çalıştıkları şirkete ve İlbak Holding'e ait her türlü gizli bilgiyi kullanarak veya üçüncü şahıslara vererek, borsalardan doğrudan veya dolaylı hisse alım satımı yapmak da dahil, herhangi bir ticari menfaat elde etmeye çalışmanın (insider trading) yasal bir suç olduğu bilinir ve kesinlikle teşebbüs etmemeye tam uyum gösterilir.

  • ETİK UYGULAMA PRENSİPLERİ

  • İHLALLERİN BİLDİRİM YÜKÜMLÜLÜĞÜ
    • Çalışanlar, İlbak Holding veya İlbak Holding grup şirketleri Etik Davranış Kuralları'nın ya da Holding’in ve/veya grup şirketlerinin tabi olduğu yasa ve mevzuatın ihlal edildiğini öğrenmesi veya şüphelenmesi halinde bunu derhal üst amirine (ilk yöneticisine) ve Hukuk ve Uyum Departmanına ya da duruma göre ilgili Yönetim Kurulu Üyesi'ne iletmekle yükümlüdürler.
    • Kişinin, işyerindeki huzuru ya da iş ilişkilerini olumsuz yönde etkileyecek şekilde yaptığı bildirimin 3.şahıslara ifşa edilmesi kesinlikle önlenecektir. Bildirim mekanizmasının Holding menfaati doğrultusunda olması gözetilmelidir.Bildirimde bulunanın, ihbar edilen hakkında dedikodu yapması veya kariyerini olumsuz etkilemeye çalışması gibi niyetlerden arınmış olması çok önemli bir husustur. Bu bakımdan ihbar ve soruşturma sürecinde gizlilik, objektiflik ve etik kurallara uyum son derece kritik bir konudur. Hem bildirimde bulunan hem de konuyla ilgili süreci yöneten kişilerin bu konuya azami önem ve dikkat göstermesi zorunludur.
    • Yalan ve/veya iftira niteliğinde kasıtlı bildirimler tespit edildiğinde etik kural ihlali olarak yorumlanır.
  • DİSİPLİN UYGULAMASI

Etik Davranış Kural ihlalleri sonrasında aşağıdaki disiplin cezaları uygulanır:

  • Eğer bilerek yapıldığı tespit edilen bir suistimal söz konusu ise işten çıkarma (iş kanununun ilgili maddeleri uyarınca) ve gerekli görülürse kanuni işlem başlatma. Bilerek haksız menfaat sağlayan kişinin, geçmişte yaptığı faydalı işler alınan karar üzerinde kısmen veya tamamen bir af sebebi oluşturamaz.
  • Suiistimal yoksa ya da dikkatsizlik veya bilgisizlikten doğan ihmal söz konusu ise olayın etkisine uygun sözlü veya yazılı uyarı verilir.
  • Dikkatsizlik ya da özen göstermeme neticesinde ihlal edilen etik kural sebebiyle zarar oluşmuş ise, İş Kanunu hükümleri gereğince zararın telafisi, 30 günlük ücret ile telafisi mümkün değil ise iş akdi feshedilir.

 

  • DİSİPLİN KURULU

Disiplin Kurulu Üyeleri: Selçuk Salman, Eyüp Batal, Av. Selin Saraç
Kurumsal Yönetim İlkeleri’nin ihlal bildirimleri ve soruşturma yürütülmesinden Disiplin Kurulu sorumludur.